Beschaffungsprozess Lager auffüllen

In einem Lager werden pro Artikel Mindestbestände festgelegt. Wenn diese unterschritten sind, soll eine Bestellung ausgelöst werden, damit das Lager wieder aufgefüllt wird. Für Artikel, die neu in ein Lager aufgenommen werden sollen, gilt das gleiche. Zu Beginn wird ein Mindestbestand festgelegt und es ist kein Lagerbestand vorhanden. Somit wird auch in diesem Fall eine Bestellung ausgelöst.  

Automatische Disposition

Einmal täglich läuft ein automatischer Prozess, der für alle Lagerartikel prüft, ob der Mindestbestand unterschritten ist. Dabei werden noch offene Bestellprozesse und offene Anforderung mit berücksichtigt. 


Bestellvorschlag

Im Modul "Anforderung" können sich die Lagermitarbeiter die Artikel ansehen, deren Bestand unter dem Mindestbestand liegt. Ihnen wird dabei eine Menge vorschlagen, die bestellt werden sollte. Diese Menge kann geändert werden. Nach der Freigabe und Genehmigung stehen diese Positionen für die Einkaufsmodule zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.  


Direktbestellung

Der einfachste Weg zur Erstellung einer Bestellung ist das Modul "Direktbestellung". Dazu muss für den Lagerartikel im Artikelstamm gespeichert sein, bei welchem Lieferanten der Artikel zu welchem Preis bestellt werden soll. Die Bestellung kann dann - ohne Beteiligung des Einkaufs - automatisch erstellt und direkt an den Lieferanten geschickt werden. 


Wareneingang

Bei der Lieferung von Lagerartikeln wird im Modul "Wareneingang" ein Feld mit dem Lagerplatz eingeblendet. Dieses Feld ist mit den Standardlagerplatz dieses Artikels vorbelegt und kann geändert werden, falls die Einlagerung an einem anderen Platz erfolgen soll. Mit der Freigabe des Wareneingangs wird der Lagerbestand erhöht und der Lagerdurchschnittspreis aufgrund des Bestellpreises neu berechnet. 


Einlagerung

Der Artikel muss nun noch an den richtigen Lagerplatz gelegt werden. Die Einlagerung ist bereits durch den Wareneingang gebucht worden. 


Rechnungsprüfung

Bei der Rechnung kann der Preis des Lagerartikels von der Bestellung abweichen. In diesem Fall korrigiert das Modul "Rechnungsprüfung" den Preis in den Daten der Einlagerung und berechnet die Preise für alle nachfolgenden Lagerbewegungen neu. Der sich dabei ergebende Lagerdurchschnittspreis wird für die nachfolgenden Lagerentnahmen gespeichert. 


Schnittstelle Fibu

Nach der Freigabe der Rechnung wird diese automatisch an die Buchhaltungssoftware übertragen. Hier erfolgt die Buchung der Rechnung und damit auch der Einlagerung in der Finanzbuchhaltung. Außerdem wird die Überweisung des Rechnungsbetrages an die Bank des Lieferanten übermittelt. 


Sie könnten es anders machen ...

Oben ist nur ein möglicher Prozess zum Auffüllen des Lagers beschrieben.

  • Für einige Artikel bietet es sich an, eine gesonderte Kostengenehmigung für die Beschaffung von Lagermaterial durchzuführen, z. B. könnte bei Werbegeschenken diese Kostengenehmigung in der Marketing-Abteilung erfolgen. Damit wird bei jeder Nachbeschaffung eine Entscheidung getroffen, ob dieses Werbegeschenk weiterhin verwendet werden soll. 
  • Für andere Artikel bietet sich eine Fachgenehmigung an, z. B. könnte bei Druckstücken jeweils geprüft werden, ob unverändert nachgedruckt werden soll oder Änderungen erforderlich sind.