Teilprozess Rechnungseingang

Am Ende der Einkaufsprozesse steht der Teilprozess "Rechnungseingang". Die Waren und Dienstleistungen wurden bestellt, die Waren geliefert und die Leistungen erbracht. Der Lieferant schickt nun eine Rechnung. 

Die Rechnung kann auf verschiedene Arten in Ihr Unternehmen kommen. In Papierform auf dem Postweg oder zusammen mit der Lieferung, als Anhang in einer E-Mail oder als Datendatei. Egal wie die Rechnung gekommen ist, die eigentliche Rechnungsprüfung nimmt immer denselben Weg. 

Beim Erfassen der Rechnungen kann man sich auf Bestellungen, Verträge oder Wareneingänge beziehen. Dann müssen nicht mehr alle Daten manuell erfasst werden, sondern durch Auswahl eines dieser Vorgänge werden einige Daten wie z. B. der Lieferant und die Skontobedingungen übernommen. Felder wie Rechnungsnummer des Lieferanten, Rechnungsdatum, Nettobetrag müssen immer manuell erfasst und der Bruttobetrag kontrolliert werden. Mit den Daten der Bestellungen, Verträgen und Wareneingängen können Rechnungspositionen ohne weitere Eingaben erzeugt werden. Weicht die Rechnung davon ab, müssen die Änderungen im Modul "Rechnungsprüfung" manuell vorgenommen werden.  

Wenn die Rechnung als Datendatei geschickt wurde, können diese Daten übernommen werden. Die Erfassung der Rechnungsdaten ist dann nicht mehr erforderlich. 

Das Programm prüft, ob der erfasste Nettobetrag zur Summe der Positionen und der Bruttobetrag zu den Mehrwertsteuersätzen der Positionen passen. Es ist dann keine weitere rechnerische Prüfung erforderlich.  

Wenn die Lieferung durch einen Wareneingang bestätigt wurde, ist eine sachliche Prüfung nicht unbedingt erforderlich. In den anderen Fällen kann die Rechnung an einen Mitarbeiter geschickt werden, der die sachliche Prüfung vornimmt. Ihm steht dazu das Modul "Sachlich-Richtig-Zeichnung" zur Verfügung. 

Die Freigabe der Rechnung erfolgt im 4-Augen-Prinzip. Die erste Prüfung findet im Modul "Rechnungsprüfung" - zumeist durch einen Sachbearbeiter - statt. Wenn die Rechnung aus dessen Sicht okay ist, führt das Programm eine Reihe von Prüfungen durch und setzt den Status der Rechnung auf "geprüft". Für das zweite Augenpaar kann entweder das Modul "Rechnungsprüfung" oder das Modul "Rechnungsfreigabe" verwendet werden. Hier wird die Prüfung noch einmal bestätigt (oder mit Begründung abgelehnt). 

Daran schließt sich zumeist die automatische Übertragung der Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltungssoftware an. Dabei werden die Daten für die Buchung der Rechnung in Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung und die Daten für die Zahlung der Rechnung übertragen.