Teilprozess Einkauf

Es liegen in INPLAN PRO genehmigte Anforderungspositionen vor, die bei Lieferanten bestellt werden sollen. Dazu nutzen die Einkäufer die Module "Anfrage/Angebot" und "Bestellung". Der Bestellprozess lässt sich für viele Anforderungspositionen mit dem Modul "Direktbestellung" vollständig automatisieren. 

Anfrage

Wenn es um höhere Beträge geht, werden zunächst einmal Angebote eingeholt. Dazu erstellt ein Mitarbeiter des Einkaufs eine Anfrage. Für deren Positionen können die Daten aus den Anforderungspositionen übernommen werden. Nun wählt der Einkäufer potentielle Lieferanten aus. Dazu stehen ihm unterschiedliche Suchmöglichkeiten anhand der Lieferantendaten oder deren Branchen zur Verfügung. Auch eine Suche über die Artikel und den Lieferanten aus früheren Angeboten, Rahmenverträgen und Bestellungen sind möglich.

Aus den Daten werden pro Lieferant Briefe in Form eine PDF-Datei erstellt, die den Lieferanten per E-Mail gesendet werden können. 

Angebot

Die Lieferanten senden ein Angebot zurück. Bei Nutzung des Lieferantenportals können die Lieferanten die Preise direkt in INPLAN PRO eingeben, ansonsten senden diese eine E-Mail, ein Fax oder einen Brief und ein Mitarbeiter des Einkaufs erfasst die Preise im Modul "Anfrage/Angebot". 

Angebotsvergleich

Sind mehrere oder alle Angebote eingegangen, werden diese vom System gegenübergestellt und der niedrigste und höchste Preis wird pro Artikel farblich markiert. Neben den Preisen kann die Lieferantenbewertung in den Angebotsvergleich einfließen. 

Angebotsvergabe

Aufgrund der angebotenen Preise, der Lieferantenbewertung und weiterer Faktoren, die außerhalb des Systems liegen, erfolgt eine Entscheidung. Dabei kann ein komplettes Angebot vergeben werden, oder einzelne Positionen aus unterschiedlichen Angeboten. Diese Entscheidung trifft letztlich der Benutzer. 

Bestellung

Eine Bestellung kann sich auf die vergebenen Angebote beziehen. Dann sind im Modul Bestellung keine weiteren Eingaben erforderlich. Es lassen sich auch Anforderungen, für die keine Anfrage erstellt wurde, direkt in die Bestellung übernehmen. Hierbei hängt es von den Stammdaten ab, ob weitere Eingaben durch den Einkäufer erforderlich sind. Falls beim Artikel ein Stammlieferant hinterlegt ist und es für diesen gültige Preise gibt, kann die Bestellung ohne weitere Eingaben abgeschlossen werden. Der Einkäufer hat immer die Möglichkeit, Änderungen an den Bestelldaten vorzunehmen. 

Bestellfreigabe

Für die Freigabe der Bestellung werden Wertgrenzen hinterlegt, innerhalb deren die Einkäufer die Bestellung alleine oder mit einem weiteren Mitarbeiter freigeben können. 

Automatische Bestellung

Mit dem Modul "Direktbestellung" lassen sich Bestellungen zu Anforderungen automatisch erzeugen und freigeben. Hierfür muss bei den Artikeldaten ein Lieferant zugeordnet und dessen Preise erfasst sein. Außerdem müssen Lieferant und Artikel so gekennzeichnet sein, dass die Direktbestellung erlaubt ist. Diese Direktbestellungen werden genauso weiterbehandelt wie manuell erfasste Bestellungen. Sie lassen sich im Modul "Bestellung" anzeigen. 

Bestellversand

In der Bestellung kann der Versand des Bestellschreibens an den Lieferanten über einem Menübefehl aufgerufen werden. Das Bestellschreiben lässt sich dann ausdrucken, unterschreiben und per Post versenden. Falls Ihr Unternehmen auf eine handschriftliche Unterschrift verzichten kann, ist auch ein direkter Versand per E-Mail (mit einem Anhang der Bestellung als PDF-Datei) möglich. Dieser Schritt kann automatisiert werden, indem zeitgesteuert mehrmals am Tag alle manuell erfassten Bestellungen zusammen mit den automatisch erzeugten "Direktbestellungen" per E-Mail versendet werden. 

Weitere Bearbeitung

Die weitere Bearbeitung der Bestellung liegt nun zunächst einmal beim Lieferanten. Er muss die Ware liefern bzw. die Dienstleistung erbringen und schickt eine Rechnung.