Teilprozess Bedarf

Ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen hat einen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen. Dieser Teilprozess wird in INPLAN PRO mit Modulen zur Anforderung und Genehmigung abgebildet. 

Zusammenstellen des Warenkorbes

Die Erfassung eines Bedarfs kann stationär an einem PC über einen Web-Browser oder mobil auf einem Smartphone über eine App erfolgen. Dazu wird das Modul "Anforderung" verwendet. 

 

Bei beiden Wegen stehen Artikelkataloge zur Verfügung. Die Artikel sind darin hierarchisch in Artikelgruppen eingeordnet. Daneben steht eine Suche nach Artikeltexten zur Verfügung und es ist eine direkte Eingabe der Artikel-Nr. (falls bekannt) möglich. Bei der Auswahl der Artikel wird jeweils die gewünschte Menge eingegeben und die Artikel werden in einen Warenkorb übernommen. 

 

Bei der Nutzung des Web-Browsers ist zusätzlich eine Suche in E-Shops der Lieferanten möglich. Dabei werden Artikel auf der Internetseite des Lieferanten gesucht und dort in einem Warenkorb gesammelt. Dieser Warenkorb wird anschließend in den Warenkorb der Anforderung übernommen. Eine Bestellung ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht bei Lieferanten erfolgt. 

 

Falls ein konkreter Artikel nicht gefunden wird, können sogenannte "Dummy-Artikel" verwendet werden. Bei diesen lassen sich die Artikelbeschreibung und der Preis ändern. 

 

Sind alle benötigten Artikel im Warenkorb, können innerhalb des Warenkorbs weitere Daten ergänzt werden. So lässt sich z. B. ein Wunschtermin eintragen. 

Kostenstelle und Empfänger

Im nächsten Schritt werden Kostenstelle und Warenempfänger ausgewählt. Es stehen dabei Kostenstellen, für die der Mitarbeiter eine Berechtigung, hat zur Auswahl zur Verfügung. Falls Mitarbeiter für mehrere Unternehmen arbeiten, kann hier auch das betreffende Unternehmen (oder Buchungskreis) ausgewählt werden. 

 

Als Warenempfänger ist der Mitarbeiter selbst mit seiner Adresse vorbelegt. Hier können Änderungen vorgenommen werden. Es ist auch möglich, eine neue Adresse einzugeben, die nur für diese Anforderung verwendet wird.  

Kostengenehmigung

Beim Artikel ist zunächst einmal hinterlegt, ob eine Anforderung mit diesem Artikel genehmigt werden muss. Ist dies der Fall, wird aus der Menge und dem Preis der einzelnen Positionen ein Betrag für die Genehmigung berechnet. 

 

Abhängig von den eigenen Wertgrenzen und Einstellungen im System kann man seine eigene Anforderung selbst (im Modul "Anforderung") genehmigen oder diese zur Genehmigung an einen Vorgesetzten senden. Dieser Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem entsprechenden Hinweis und einem Link auf das Modul "Genehmigung". Er hat dort keine Möglichkeit, die vorhandene Anforderung zu verändern. Er entscheidet lediglich, ob er sie ablehnt, genehmigt oder an einen weiteren Vorgesetzten zur weiteren Genehmigung sendet. 

Fachgenehmigung

Bei einigen Artikeln ist häufig eine weitere fachliche Genehmigung erforderlich. Dies ist bei den Artikeldaten hinterlegt und bei Anforderungen mit so gekennzeichneten Artikeln werden per E-Mail die entsprechenden Fachgenehmiger informiert. Diese verwenden das Modul "Fachgenehmigung" und können ebenfalls nur ablehnen oder genehmigen. 

Weitere Bearbeitung

Die so genehmigte Anforderung steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

  • Falls der Artikel das Kennzeichen "Lagerartikel" hat, können die Anforderungspositionen kommissioniert und dann aus dem Lager entnommen werden. 
  • Falls der Artikel ein "interner-Auftrags-Artikel" ist, erfolgt die Weiterbearbeitung im Modul "Interner Auftrag". 
  • Falls der Artikel als "Direktbestellartikel" gekennzeichnet ist, wird automatisch im Hintergrund eine Bestellung erzeugt und an den Lieferanten gesendet. 
  • Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, erfolgt die weitere Bearbeitung im Einkauf mit den Modulen "Anfrage" oder "Bestellung".