Bedarf an externer Personalunterstützung

Reichen die Personalkapazitäten im eigenen Unternehmen nicht aus, wird auf Dienstleister zurückgegriffen, die qualifiziertes Personal kurz- mittel oder langfristig zur Verfügung stellen. 

Anforderung

Dazu sind Artikel für die unterschiedlichen Qualifikationen vorbereitet. Der Benutzer wählt den passenden Artikel aus, ohne dass damit bereits eine Festlegung auf einen Anbieter getroffen ist. Der erwartete Stunden- bzw. Tagessatz ist als Preis hinterlegt. Über Merkmalsleisten können weitere Angaben zum Zeitraum, zum Einsatzort und weiteren benötigten Informationen gemacht werden. 


Kostengenehmigung

Hier entstehen schnell höhere Kosten, so dass von einer separaten Kostengenehmigung auszugehen ist. Der Kostenstellenverantwortliche muss daher die Anforderung (entsprechend seiner Wertgrenzen) genehmigen. 


Bestellung

Der Einkauf kennt die möglichen Anbieter und hat mit denen in der Regel bereits Preisvereinbarungen getroffen. Er klärt eventuell telefonisch, wer davon über die notwendigen Kapazitäten verfügt und schickt an diesen Anbieter die Bestellung. 


Wareneingang

Die geleisteten Stunden/Tage könnten als "Wareneingang" erfasst werden. Damit besteht eine Übersicht, wie viele der beauftragten Stunden/Tage bereits geleistet sind und wie viele damit noch offen sind. 


Rechnungsprüfung

Bei der Rechnungsprüfung kann auf eine Sachlich-Richtig-Zeichnung verzichtet werden, da die geleisteten Zeiten bereits über den Wareneingang bestätigt sind. 


Rechnungsfreigabe

Aufgrund des Rechnungsbetrages ist für solche Fälle in der Regel ein 4-Augen-Prinzip für die Freigabe anzuwenden.


Schnittstelle Fibu


Nach der Freigabe der Rechnung wird diese automatisch an die Buchhaltungssoftware übertragen. Hier erfolgt die Buchung in der Finanzbuchhaltung. Außerdem wird die Überweisung des Rechnungsbetrages an den Lieferanten der Bank übermittelt. 


Sie könnten es anders machen ...

Sie könnten für einige Tätigkeiten, die Sie sowohl von internen als auch von externen Mitarbeitern ausführen lassen, nach der Kostengenehmigung eine Fachgenehmigung einführen. Hier könnte geprüft werden, ob interne Mitarbeiter aus anderen Bereichen für die Arbeiten zur Verfügung stehen.