Rechnungsprüfung

Im Modul Rechnungsprüfung bearbeiten Sie eingehende Rechnungen in mehreren Arbeitsschritten von der Erfassung der Daten über die Prüfung bis zur Freigabe. Wenn Sie zu einer Rechnung bereits Bestellungen, Verträge oder Wareneingänge gespeichert haben, können Sie sich bei der Erfassung auf diese beziehen. Die relevanten Daten aus diesen Quellen werden dabei in die Rechnung übernommen und können bei Bedarf geändert werden. Sie müssen nur noch fehlende Daten (z.B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag) ergänzen. Die so erfassten Daten sind damit für das "Rechnungseingangsbuch" vorhanden. 

Erfassen der Positionen

Nach Auswahl einer Bestellung oder eines Vertrages können Sie die Daten aus diesen Vorgängen als Rechnungspositionen übernehmen. Zu jeder Rechnungsposition überträgt das System aus der Bestellung die Kontierung (z. B. Fibu-Konto, Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, Auftrag). Mehrfach- und auch Umkontierungen sind möglich.

Positionen ohne Bezug

INPLAN PRO bietet die Möglichkeit, auch an dieser letzten Stelle im Beschaffungsprozess einsteigen zu können. Rechnungen können ohne Bezug zu einem Vorgänger im System erfasst und für eine Übergabe an die Buchhaltungssoftware vorbereitet werden. Dies gilt auch auf der Positionsebene der Rechnungen. Rechnungen, die sich z.B. auf eine Bestellung beziehen, können weitere Positionen enthalten, für die keine Bestellung vorliegt, die also ohne Bezug erfasst werden. 

Kostenstellenaufteilung

Pro Position lassen sich mehrere Kontierungen (z. B. unterschiedliche Kostenstellen oder Projekte) hinterlegen. Der jeweilige Anteil kann dabei frei erfasst werden. Neben einer prozentualen Eingabe ist auch eine mengenmäßige oder betragsmäßige Eingabe möglich oder Sie verteilen die Kosten nach der Anzahl der Personen oder der genutzten Quadratmeter. Zur Kontrolle wird die jeweilige Summe angezeigt. 

Buchungskreise

Falls Sie Eingangsrechnungen verarbeiten, die an unterschiedliche Firmen gerichtet sind, können Sie mit INPLAN PRO in mehreren Mandanten arbeiten. Alternativ können Sie in einem Mandanten arbeiten und für jede Firma in den Stammdaten einen Buchungskreis erfassen. Die Rechnung wird dann diesem Buchungskreis zugeordnet. 

Falls Ihre Finanzbuchhaltungssoftware buchungskreisübergreifende Buchungen erlaubt, können Sie in der Kontierung der Rechnung die jeweiligen Buchungskreise angeben, die dann über die Schnittstelle übertragen werden. 

Gutschriften

Gutschriften lassen sich mit Bezug zu einer Rechnung aber auch mit Bezug zu Bestellungen oder Verträgen und ohne Bezug erfassen. 

Nachbelastungen

Nachbelastungen können erfasst werden, wenn die Bestellung bereits komplett berechnet ist. Dabei kann man sich auf eine vorhandene Rechnung oder auf die Bestellung beziehen.  

Sammelrechnungen

Eine Rechnung kann sich auf mehrere Bestellungen oder Verträge beziehen. Dazu wählt der Benutzer nacheinander die einzelnen Bestellungen bzw. Verträge aus und übernimmt daraus die erforderlichen Positionen.

Skonto

Es können drei Skontosätze erfasst werden (z. B. 10 Tage 3 %, 14 Tage 2%, 30 Tage netto). Einzelne Rechnungspositionen können vom Skontoabzug ausgeschlossen werden. 

Im Standard wird Skonto von den Kosten aber auch von der Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor abgezogen, da dieser den um Skonto reduzierten Betrag erhält. Die Buchung erfolgt aber nicht im INPLAN-System, sondern die für die Buchung erforderlichen Daten werden in der Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware zusammengestellt. Falls dort tatsächlich beim Kreditor der volle Betrag angegeben werden soll, ist dies selbstverständlich möglich.

Bankverbindung

Die Bankverbindungen der Lieferanten können in den Stammdaten erfasst werden. Dabei lässt sich auch eine Reihenfolge festlegen. Beim Anlegen einer Rechnung wird die erste Bankverbindung des Lieferanten in die Rechnung übernommen und im Rechnungskopf angezeigt. Über einen Button kann auch jede andere im Lieferantenstamm gespeicherte Bankverbindung ausgewählt werden.

Rechnungsabgrenzung

In den Rechnungspositionen stehen die Felder "Abrechnungsintervall von" und "Abrechnungsintervall bis". Im Kopf der Rechnung gibt es ein Feld "Buchungsdatum", das die Periode bestimmt, in die diese Rechnung gebucht wird.

Mit diesen Informationen stehen die notwendigen Daten zur Verfügung, um Rechnungsabgrenzungen über die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware zu übertragen. 

Sachlich-Richtig-Zeichnung

Wenn es Fragen zur Rechnung gibt oder die Rechnung nicht mit der Bestellung und/oder dem Wareneingang übereinstimmt, kann die eingescannte Rechnung mit der Weiterleitungsfunktion im Modul "Rechnungsprüfung" an den Fachbereich zur sachlichen Freigabe gesendet werden.

Rechnungsfreigabe

Die Freigabe einer Rechnung erfolgt im Standard nach dem 4-Augen-Prinzip. Der erste Benutzer prüft die Rechnung, der zweite gibt sie endgültig frei. Pro Benutzer sind dabei Wertgrenzen hinterlegt. Falls das 4-Augen-Prinzip erst bei höheren Beträgen gelten soll, ist diese Betragsgrenze konfigurierbar.

Die Rechnungsfreigabe kann sowohl im Modul "Rechnungsprüfung" als auch im Modul "Rechnungsfreigabe" durchgeführt werden. 

Buchungsbeleg

Sie benötigen einen Papierbeleg mit einigen Angaben zur Rechnung und der Kontierung (Kostenstellen, Fibu-Konto,...) mit den jeweiligen Buchungsbeträgen? Nutzen Sie den Standardbeleg oder INPLAN erstellt einen Beleg nach Ihren Vorgaben. 

Export an Fibu

Freigegebene Rechnungen müssen gebucht und bezahlt werden. Dazu werden diese über eine Schnittstelle an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware übertragen. Diese Schnittstellen müssen zumeist individuell angepasst werden. Sie entscheiden, ob auch Gutschriften, Stornierungen und Umbuchungen über diese Schnittstelle übertragen werden.